Документационное обеспечение управления и архивоведение

      Презентация по профессии

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

 

В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения.  

  

Профессиональные обязанности.

 

Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации.

Координировать работу организации (приемной руководителя), вести прием посетителей.

Осуществлять работу по подготовке и проведению совещаний, деловых встреч, приемов и презентаций.

Оформлять и регистрировать организационно-распорядительные документы, контролировать  сроки их исполнения.

Обрабатывать входящие и исходящие документы, систематизировать их, составлять номенклатуру дел и формировать документы в дела.

Самостоятельно работать с документами, содержащими конфиденциальную информацию, в том числе с документами по личному составу.

Осуществлять телефонное обслуживание, принимать и передавать факсы.

Осуществлять подготовку дел к передаче на архивное хранение.

Составлять описи дел, осуществлять подготовку дел к передаче в архив организации, государственные и муниципальные архивы.

 

Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации.

Осуществлять экспертизу ценности документов в соответствии с действующими законодательными актами и нормативами.

Вести  работу в системах электронного документооборота.

Разрабатывать и вести классификаторы, табели и др. справочники по документам организации.

Обеспечивать прием и рациональное размещение документов в архиве (в т.ч. документов по личному составу).

Обеспечивать учет и сохранность документов в архиве.

Организовывать использование архивных документов в научных, справочных и практических целях.

Осуществлять организационно-методическое руководство и контроль работы архива организации и за организацией документов в делопроизводстве.

 

Специалист по документационному обеспечению должен знать:

         Систему архивного управления в РФ;

         Организацию Архивного фонда РФ;

         Организацию документационного обеспечения управления;

         Нормативно правовую основу архивного дела в РФ;

         Систему электронного документооборота;

         Организацию архивной и справочно-информационной работы по архивным документам;

         Правила хранения и защиты служебной информации.

Рабочее место

·        Государственная и муниципальная служба;

·        Организация секретарского обслуживания;

·        Организация хранения, реставрации и консервации архивных документов;

·        Управление персоналом;

·        Документационное обеспечение  кадровой службы;

·        Правовое обеспечение профессиональной деятельности;

·        Управление делами;

·        Канцелярия;

·        Секретариат.

 

Важные качества

Склонность к работе с документацией,  к работе с большим количеством информации, хорошая память, системное мышление, пунктуальность, аккуратность.

      Квалификация выпускника - специалист по документационному обеспечению управления, архивист.

Нормативный срок освоения основной профессиональной образовательной программы при очной форме обучения:

на базе среднего (полного) общего образования - 1 год 10 месяцев; на базе основного общего образования - 2 года 10 месяцев.

Выпускник должен быть готов к профессиональной работе по документационному и архивному обеспечению деятельности различных организаций (предприятий) независимо от их организационно-правовых форм в качестве специалиста по документационному обеспечению управления и архивиста в должности инспектора, референта, заведующего архивом.

 

Основные виды деятельности специалиста по документационному обеспечению управления, архивиста:

- организационно-управленческая - ведение делопроизводства, в том числе в электронной форме, с применением компьютерной техники; разработка и внедрение инструкции по документационному обеспечению управления в организациях; выполнение референтских функций, в том числе с использованием иностранных языков; ведение справочно-аналитической работы по документационному обеспечению управления; организация функционирования офиса; организация рабочих мест служащих с применением современных средств телекоммуникации; пользование современными средствами офисной техники; пользование современными информационными технологиями; организация информационно-справочной работы по документам организации; участие в реализации автоматизированных систем документационного обеспечения управления; использование электронных архивов и других специализированных баз данных;

- архивная - организация проведения экспертизы ценности документов в соответствии с действующими законодательными актами и нормативами; справочно-техническая обработка документов и дел; составление описи дел; подготовка дел к передаче в ведомственные и государственные архивы; прием и размещение документов в архиве; обеспечение учета и сохранности документов в архиве; разработка научно-справочного аппарата по архивным документам; организация использования архивных документов в научных, справочных и практических целях; использование современных информационных технологий, применяемых в архивном деле.

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

 

В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения.  

  

Профессиональные обязанности.

 

Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации.

Координировать работу организации (приемной руководителя), вести прием посетителей.

Осуществлять работу по подготовке и проведению совещаний, деловых встреч, приемов и презентаций.

Оформлять и регистрировать организационно-распорядительные документы, контролировать  сроки их исполнения.

Обрабатывать входящие и исходящие документы, систематизировать их, составлять номенклатуру дел и формировать документы в дела.

Самостоятельно работать с документами, содержащими конфиденциальную информацию, в том числе с документами по личному составу.

Осуществлять телефонное обслуживание, принимать и передавать факсы.

Осуществлять подготовку дел к передаче на архивное хранение.

Составлять описи дел, осуществлять подготовку дел к передаче в архив организации, государственные и муниципальные архивы.

 

Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации.

Осуществлять экспертизу ценности документов в соответствии с действующими законодательными актами и нормативами.

Вести  работу в системах электронного документооборота.

Разрабатывать и вести классификаторы, табели и др. справочники по документам организации.

Обеспечивать прием и рациональное размещение документов в архиве (в т.ч. документов по личному составу).

Обеспечивать учет и сохранность документов в архиве.

Организовывать использование архивных документов в научных, справочных и практических целях.

Осуществлять организационно-методическое руководство и контроль работы архива организации и за организацией документов в делопроизводстве.

 

Специалист по документационному обеспечению должен знать:

         Систему архивного управления в РФ;

         Организацию Архивного фонда РФ;

         Организацию документационного обеспечения управления;

         Нормативно правовую основу архивного дела в РФ;

         Систему электронного документооборота;

         Организацию архивной и справочно-информационной работы по архивным документам;

         Правила хранения и защиты служебной информации.

Рабочее место

·        Государственная и муниципальная служба;

·        Организация секретарского обслуживания;

·        Организация хранения, реставрации и консервации архивных документов;

·        Управление персоналом;

·        Документационное обеспечение  кадровой службы;

·        Правовое обеспечение профессиональной деятельности;

·        Управление делами;

·        Канцелярия;

·        Секретариат.

 

Важные качества

Склонность к работе с документацией,  к работе с большим количеством информации, хорошая память, системное мышление, пунктуальность, аккуратность.

.